امروزه دغدغههای اصلی سازمانها، دستیابی به راهها و روشهایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسب و کار است. تعداد قابل ملاحظهای که روند رشد فزایندهای نیز دارند، از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای بهبود مؤثر استفاده میکنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تکنیکها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار میرود.
مدیریت فرآیند کسب و کار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها را ارایه میکند و با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد میکند. بر این اساس میتوان گفت مدیریت فرایند کسب و کار مجموعهای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدلسازی، تحلیل و بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد BPM مزایای ذیل را بدنبال دارد:
- توسعه و تعالی سازمانی
- ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
- جلب رضایت مشتریان
- چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
- یکپارچه سازی سازمان و فرایندهای سازمانی
در واقع BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار، ادغامی از دانش و تحقیق در همگرایی و اتصال بین مدیریت و فناوری اطلاعات است که شامل متدها، تکنیکها و ابزاری است برای طراحی، فعال شدن، کنترل و آنالیز فرآیندهای کسب و کار که خود مستلزم نیروی انسانی، سازمانها، برنامههای نرمافزاری کاربردی، اسناد و دیگر منابع اطلاعاتی است.
فعالیتهای اجرا شده توسط سازمان برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار را پوشش میدهد. سیستمهای BPM ابزار نرمافزاری برای مانیتور اجرای فرآیندهای کسب و کار هستند که این امکان را برای مدیران فراهم میکنند تا فرآیندها را آنالیز کنند و تغییرات لازم را نسبت به وضعیت اولیه ایجاد نمایند. در واقع BPM یک “مدل مدیریت” است که برای سازمانها این امکان را فراهم میآورد تا فرآیندهای کسب و کار را مانند دیگر اقلام سرمایهای سازمان مدیریت کنند و بهبود دهند.
در یک سازمان با اندازه متوسط تا بزرگ، یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب، به محیط کسب و کار این امکان را میدهد تا براساس محیط رقابتی، تغییرات در فرآیندهای کسب و کار را روز به روز اعمال نماید.
BPM با مهندسی دوباره فرآیندهای کسب وکار متفاوت است. وجه تفاوت این دو در آنست که BPM قصد ایجاد تغییرات یکباره و انقلابی در فرآیندهای کسب وکار را نداشته بلکه تکامل مستمر آنها را مد نظر دارد. به علاوه BPM معمولا روشهای مدیریت را با فناوری اطلاعات ترکیب میکند.
مجموعه فعالیتهای BPM به چهار دسته زیر تقسیم میشود:
طراحی فرایند(Process Design)
اجرای فرایند(Process Execution)
پایش فرایند (Process Monitoring)
بهبود فرایند (Process Improvement)
طراحی فرایند (Process Design):
این فاز شامل درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید میباشد. مدلسازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک میکند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند. نرمافزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء میباشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انبارههایی برای ذخیره مدلهای فرآیند و ابزارهای شبیهسازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازهگیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.
همه متخصصین مستحضر هستند که به منظور انجام طراحی باید از ابزاهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد و یکی از بهترین و مهم ترین ابزارهای موجود در دنیا نرم افزار ویزوال پارادایم است.
اجرای فرایند (Process Execution):
فرایند های مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند. وجود مدلهای سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدلها، سبب میشود تا میزان یکنواختی اجرای فرایندهای کاری به تدریج افزایش یابد. سیستمهای مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله به جای مدلهای فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نمودهاند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل میباشد. برنامهنویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخشها افزایش داده و بوسیله کاربران بخوبی پذیرفته شده است. در این مرحله از قوانین کسب و کار که برای کنترل رفتار سیستمها به کار میروند و یک موتور قوانین کسب و کار برای تصمیمگیری و اجرای فرآیندها استفاده میشود.
همچنین بر همه متخصصین خبره در سطح بین الملل روشن است که پیاده سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از طریق BPMS امکانپذیر است.
پایش فرایند (Process Monitoring):
همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایندهای کسب و کار را به صورت مستمر اندازهگیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راهحلهای آن تعیین گردد.
بدیهی است پس از اینکه اجرای فرایندها را به نرم افزار BPMS واگذارید کردیم یعنی در زمان کوتاهی موفق به مکانیزه نمودن فرایندها با نرم افزار BPMS شدیم، نسبت به حالت های کاغذی و دستی امکان پایش و نظارت فوق العاده بالاتری خواهیم داشت. خصوصاً از طریق زیر ساخت BAM در سیستم های BPMS
بهبود فرایند (Process Improvement):
تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیلگر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاهها را مهیا میسازد. نتایج ناشی از پایش فرایندها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایندها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایندهای کسب و کار اصلاح گردد.
به منظور تایید مجدداً تاکید میشود که پس از اجرای فرایندها در حالتی طبیعی و در زمان مناسب و انجام پایش میتوان بهبودهای واقعی بر روی فرایندها اعمال نمود بطوریکه همه شنیده ایم املاء نانوشته را نمیتوان غلط گیری کرد.
استاندارد BPMN 2.0 چیست و چه ویژگیهای جدیدی دارد؟
استاندارد BPMN 2.0 یک سیستم نشانه گذاری غیرانحصاری و رایگان مبتنی بر تکنیک فلوچارت (روندنما) است که برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار استفاده میشود. این استاندارد به طور گسترده ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده میشود زیرا به راحتی توسط کاربران تجاری قابل درک است و در عین حال کاربران فنیتر را قادر میسازد تا فرآیندهای پیچیده را مدلسازی و پیادهسازی کنند.
تاریخچه کوتاه استاندارد BPMN 2.0
استاندارد BPMN در ابتدا توسط گروه ابتکار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMI) در سال ۲۰۰۴ توسعه یافت. در سال ۲۰۰۵، گروه BPMI با گروه مدیریت شیء (OMG) ادغام شد. یک سال بعد، BPMN رسما به عنوان یک استاندارد توسط گروه مدیریت شیء پذیرفته شد. استاندارد BPMN 2.0 نیز در سال ۲۰۱۰ توسعه یافت اما تا سال ۲۰۱۳ عرضه نشد. این استاندارد به طور رسمی توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) در سال ۲۰۱۳ منتشر شد.
کاربردها و مزایای استاندارد BPMN 2.0
کاربرد استاندارد BPMN 2.0 برای ساختن فلوچارتهایی برای مدل فرآیند کسب و کار است که به راحتی قابل اجرا و پیگیری باشد. استاندارد BPMN 2.0 نیز مانند سایر ابزارهای مدلسازی فرآیند کسبوکار به کاربران کمک میکند تا فرآیندها را بهتر درک کنند و این کار را از طریق یک زبان جهانی انجام میدهد. نمایش بصری مراحل یک فرآیند کسب و کار به کاربران اجازه میدهد تا به راحتی درک کنند که یک فرآیند چگونه عمل میکند. در یک سطح فنیتر، BPMN 2.0 امکان ارائه جزئیات کافی برای اجرای یک فرآیند را فراهم میکند.
استاندارد BPMN 2.0 همچنین به پر کردن شکاف بین مراحل مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار کمک میکند و حرکت از طراحی فرآیند کسب و کار به پیادهسازی آن را آسانتر میکند. این مساله تا حدود زیادی ناشی از قابلیت درک شهودی ارائه شده در استاندارد BPMN 2.0 است که به کاربرانی که وظایف مختلفی را در یک فرآیند را انجام میدهند، توانایی همکاری با یکدیگر را میدهد.
عناصر و نمادهای BPMN 2.0
به عنوان یک زبان استاندارد، BPMN از عناصر و نمادهایی استفاده میکند. این نمادها به چهار گروه اصلی تقسیم میشوند:
- اشیاء جریان: این گروه به شما اجازه میدهد کلیت گردش کار را تعریف کنید. سه “اشیاء جریان” اصلی عبارتند از رویدادها، فعالیتها و دروازهها. رویدادها محرکهایی هستند که یک فرآیند را آغاز کرده، تغییر داده یا تکمیل میکنند. فعالیتها وظایفی هستند که توسط افراد یا فناوری انجام میشود. دروازهها نیز نقاط تصمیمگیری هستند.
- مسیرهای جریان: این گروه شامل محدوده و مسیر است. محدوده از شرکت کنندگان در یک فرآیند تشکیل میشود. در حالی که مسیرهای جریان، فعالیتهای هر شرکت کننده را نشان میدهند.
- اشیاء ارتباط دهنده: این اشیاء روابط بین عناصر یک فرآیند را نشان میدهند. سه نوع اشیاء ارتباط دهنده وجود دارد: جریانهای توالی، جریانهای پیغام و پیوندها. جریانهای توالی نشاندهنده ترتیبی است که بر اساس آن فعالیتها انجام خواهند شد. جریان پیغام، ارتباطات بین واحدها و شرکتکنندگان را نشان میدهد. پیوندها نیز روابط بین هر یک از مصنوعات با رویدادها، فعالیتها یا دروازهها را نشان میدهند.
- مصنوعات: مصنوعات برای ارائه اطلاعات تکمیلی در مورد یک فرآیند مورد استفاده قرار میگیرند. سه نوع مصنوعات وجود دارد: اشیاء اطلاعاتی، گروه، توضیح تکمیلی. اشیاء اطلاعاتی نشان میدهند که چه دادههایی برای انجام یک فعالیت مورد نیاز است. گروهها برای نشاندادن گروهبندی منطقی فعالیتها استفاده میشوند. توضیحات تکمیلی نیز برای توضیح جنبههای مختلف نمودار استفاده میشود.
یکی از نرم افزارهای کمکد جهت مدیریت فرآیندهای سازمانی، نرمافزار پروسس میکر است که با استفاده از استاندارد BPMN 2.0 طراحی، آزمایش و پیادهسازی فرآیندهای کسب و کار را آسان میکند.
نرمافزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر، یکی از بهترین راهکارهای BPMS موجود در ایران است که از نسخه بومی شده نرم افزار ProcessMaker برای مدلسازی فرآیندها استفاده میکند. این نرمافزار قابلیت طراحی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی در محیط کاملا گرافیکی و مطابق با استاندارد BPMN 2.0 را دارد. علاوه بر این، شرکت فراگستر با تکیه بر دانش تیم تولید و توسعه خود، برای استفاده راحتتر کاربران ایرانی، کارتابل گردش کار پروسس میکر را بازنویسی کرده و برخی ماژولهای کاربردی و مهم برای کاربران ایرانی از جمله تقویم شمسی را در این نرمافزار توسعه داده و با محیط سیستم اتوماسیون اداری فراگستر یکپارچه کرده است. کاربران نرم افزار مدیریت کسب و کار فراگستر به عنوان بهترین اتوماسیون اداری در ایران، از مزایای دیگری مانند قابلیت استفاده از نسخه موبایل و تبلت فارسی، امکان تعیین جانشین برای بخش مدیریت جریان کار، امکان سفارشیسازی ساختار گرافیکی فرمها، عدم وابستگی به مرورگر خاص و مستندات آموزشی قوی بهرهمند است.