مدیریت کیفیت را میتوان نظارت بر تمامی فعالیتها و وظایفی دانست که سازمانها آن را برای رسیدن یا حفظ سطح مطلوبی از کیفیت اجرا میکنند. بهکارگیری این مفهوم در ساختار یک کسبوکار درنهایت باعث میشود تا شرکتها مطمئن شوند مسیری که طی میکنند و نتایجی که از آن حاصل میشود، میتواند بهطور کامل نیازها و انتظارات مشتری، شرکتکنندگان و سهامداران شرکت را برآورده کند. بهطورکلی میتوان گفت مدیریت کیفیت از طریق اجرای ابتکارات کوتاهمدت بر اهداف بلندمدت تمرکز میکند و از چهار جزء کلیدی تشکیلشده است که در ادامه این چهار جزء را بهصورت مختصر توضیح دادهایم.
برنامهریزی کیفیت
به برنامهای که شرکتها برای شناسایی استانداردهای موردنظرشان در مورد کیفیت محصول و یا خدماتی که قصد ارائه آن را دارند و همچنین تصمیماتی که برای رسیدن به آن در نظر گرفتهاند، برنامهریزی کیفیت میگویند.
بهبود کیفیت
به روشهایی که سازمانها برای بهبود فرآیند تولید با هدف تغییر بخشهایی از فرایند که نتوانسته است انتظارات موردنظرشان را برآورده کند، بهبود کیفیت میگویند. بهبود مستمر کیفیت باید بهعنوان بخشی از اهداف کلیه بخشهای یک سازمان در نظر گرفته شود.
کنترل کیفیت
به فرآیندهای فنی که پیشرفت پروژه و انطباق آن با برنامه در نظر گرفتهشده را بررسی، تجزیهوتحلیل و گزارش میکنند، کنترل کیفیت میگویند که نقشی حیاتی در مدیریت کیفیت ایجاد میکند. درواقع کنترل کیفیت مجموعه اقدامات و رویههایی است که باید دنبال شوند تا اطمینان حاصل شود که کیفیت یک محصول در برابر مجموعهای از معیارها حفظ میشود و بهبود مییابد و هر گونه اشتباهی که با آن مواجه میشوید حذف میشود یا کاهش مییابد. تمرکز کنترل کیفیت روی این مورد است که اطمینان حاصل شود که تولید محصول مطابق با نیازهای مشتری است.
تضمین کیفیت
اقدامات سیستماتیک و برنامهریزیشده برای توسعه یا تولید محصولات قابلاعتماد را تضمین کیفیت میگویند. درواقع، هدف از سیستم تضمین کیفیت افزایش اعتماد مشتری و اعتبار یک شرکت است، این بخش از مدیریت کیفیت باعث میشود تا کارایی خدمات شرکت بهبود یابد و بتواند با دیگر شرکتها رقابت کند. از این منظر تضمین کیفیت درواقع تضمین رقابتپذیری کالاها و خدمات هم هست.
چرا مدیریت کیفیت اهمیت دارد؟
برای رونق کسبوکار باید کیفیت در همه سطوح تجارت حرف اصلی را بزند. بههمیندلیل است که گاهی بعضی شرکتها سیستمهایی را ایجاد میکنند که تضمین میکند کالاهایشان از بالاترین الزامات کیفیت برخوردارند و بهدرستی کار میکنند. از مهمترین دلایل پیادهسازی یک سیستم کیفیت در شرکتها را میتوانیم موارد زیر بدانیم.
تولید منسجم محصولات باکیفیت
یکی از اهمیتهای مدیریت کیفیت را میتوان پتانسیل آن در کمک به کسبوکارها در ایجاد ثبات، دوام، اعتماد و بهبود عملکرد کالاهایشان دانست. وجود این ویژگیها به یک شرکت کمک میکند تا از رقبای خود متمایز شود. از طرفی کالاهای بهتر منجر به رضایت مصرفکنندگان و افزایش درآمد هم میشود. سیستمهای مدیریت کیفیت، علاوه بر کیفیت محصول، ساختارها، نقشها و وظایف ارتباطی مشخصی را هم برای همه بخشها ایجاد میکند. در نتیجه، روحیه کارکنان افزایش مییابد، عملکرد بهبود مییابد و کارایی افزایش مییابد.
جلب رضایت مشتری
مصرفکنندگان در اقتصاد رقابتی امروزی بیش از هر زمان دیگری به کالاهای مختلف دسترسی دارند، با توجه به پیشرفتهای تکنولوژی، آنها میتوانند هزاران برند و فروشگاه مختلف را ببینند و خدماتشان را پیگیری کنند. درنتیجه اگر شرکتی میخواهد متمایز شود، باید علاوهبر اینکه انتظارات مشتریان را برآورده میکند، از آنها نیز فراتر عمل کند. مدیریت کیفیت میتواند به شما در تبدیل مشتریان بالقوه به مشتریان وفادار با اصلاح مداوم کالاها و بهبود خدمات کمک کند.
بالارفتن سطح بهرهوری
بهرهوری کارکنان زمانی افزایش مییابد که شرکت اهمیت مدیریت کیفیت را در تمام فعالیتهای تجاری خود تشخیص داده و اجرا کند. این امر باعث میشود تا کارکنان متوجه اهمیت و تاثیر همه فعالیتهایشان بر کیفیت کالا و خدمات شرکت بشوند؛ بهعلاوه آنها شاهد خواهند بود که موانع و کاستیها بلافاصله برطرف میشود و سطح تولید افزایش مییابد.
کاهش خطاهای انسانی
هنگامی که یک شرکت به اهمیت مدیریت کیفیت پایبند باشد، مجبور است مجموعهای از استانداردها و اصولی را رعایت کند که برای هر یک از فرآیندهای تجاری شرکت ایجاد شدهاند؛ درنتیجه همه افراد مرتبط در تجارت، از مدیریت ارشد گرفته تا کارکنان و کارآموزان از قوانین یکسانی پیروی میکنندکه به معنی کاهش اشتباهات فردی و افزایش بهرهوری و کارایی شغلی میشود. علاوهبراین، زمانی که خطاهای انسانی کاهش مییابد، احتمال هرگونه آسیبی نیز کمتر میشود.
شناخته شدن
شرکتهای کوچک تلاش زیادی برای رقابت با همتایان بزرگتر خود انجام میدهند. برای این مهم ارائه محصولات و خدمات باکیفیت بسیار مهم است. سیستمهای مدیریت کیفیت اطلاعات و قوانینی ارائه میدهند که باعث میشود مطمئن باشید کارها درست انجام میشود. علاوهبراین، آنها به شرکت شما در دستیابی به حداکثر بهرهوری هزینه و استفاده از منابع کمک میکنند. در درازمدت، این اقدامات موجب ساختهشدن برند شرکت شما میشود و شما را فراتر از رقبایتان در بازار به مشتریان معرفی میکند.
استانداردهای مدیریت کیفیت
استانداردهای مدیریت کیفیت شامل استاندارد ISO 9000:2015 سیستم های مدیریت کیفیت – مبانی و واژگان ، استاندارد ISO 9001:2015 سیستم های مدیریت کیفیت –الزامات ، استاندارد ISO 9004:2018 سیستم مدیریت کیفیت – کیفیت سازمان – راهنمایی برای دستیابی به موفقیت پایدار ، چارچوبی برای مدیریت فعالیتهای کلیدی یک کسبوکار ایجاد میکنند. آنها مجموعهای از دستورالعملهای مشخص هستند که ویژگیهای نهایی کلیه فعالیتها و محصولات را مشخص میکنند. محصولات باید از این استانداردها پیروی کنند تا شرکت اطمینان حاصل کند که کیفیت آنها با انتظارات مطابقت دارد، برای هدف تعیینشده مناسب هستند و میتوانند نیازهای کاربران خود را برآورده کنند. درنتیجه میتوان گفت استانداردها عنصر اساسی سیستمهای مدیریت کیفیت هستند. یکی از مواردی که به مشتریانتان ثابت میکند محصولات و خدمات شما بهطور مداوم سطح مشخصی از کیفیت را ارائه میدهند، بهرهمندی کسبوکار شما از گواهینامه ایزو 9001 است.
مدیریت کیفیت جامع
مدیریت کیفیت جامع یا به اختصار TQM (Total Quality Management) نوعی چارچوب مدیریتی است که باور دارد سازمانها میتوانند با تمرکز بر اعضای خود، از کارمندان سطح پایین تا مدیران عالی رتبه، به موفقیت بلندمدت برسند و بر بهبود کیفیت و رضایت مشتری تمرکز کنند.
از این رویکرد مدیریتی برای سادهسازی مدیریت زنجیره تامین و همچنین شناسایی، کاهش یا حذف خطاها استفاده میشود. مدیریت کیفیت جامع یا فراگیر سازمانها را ملزم میکند تا بر بهبود مستمر یا همان کایزن (Kaizen ) تمرکز کنند. مدیریت کیفیت فراگیر همچنین بر بهبود داخلی سازمان و فرایندها در درازمدت تمرکز دارد که درنتیجه، باعث افزایش کیفیت محصولات و خدمات تولیدشده میشود.
تمامی دپارتمانهایی که در خلق و تولید یک محصول یا خدمت مشارکت دارند، مانند تیمهای طراحی، مهندسی و بازاریابی، در TQM دخیل هستند. مدیریت با تعیین اهداف و ارائه آموزش با کیفیت به کارمندان بهعنوان یک تسهیلکننده عمل میکند.
اهمیت مدیریت کیفیت جامع
مدیریت کیفیت فراگیر تاثیر خوبی بر توسعه کارمندان و سازمانها میگذارد. شرکتها میتوانند با مدیریت کیفیت، بهبود مستمر و همچنین تمرکز بیشتر کارمندان روی کار، ارزشهای فرهنگی خوبی را ایجاد و حفظ کنند. این امر باعث موفقیت بلندمدت سازمان و مشتریان میشود. TQM با تمرکز بر کیفیت، به سازمانها کمک میکند تا کمبودهای مهارتی کارمندان را با آموزشها و راهنماییهای لازم برطرف کنند.
مدیریت کیفیت جامع با تمرکز بر کار تیمی، میتواند تیمهای چند تخصصی را خلق کند که افراد با تخصصهای مختلف، برای رسیدن به هدفی مشترک تلاش میکنند. این شیوه از مدیریت، با به اشتراکگذاری دانش میان اعضای تیمها و برقراری ارتباطات و هماهنگی بین دپارتمانهای مختلف، باعث میشود دانش سازمانی عمیقتر شده و شرکتها در استقرار پرسنل، انعطافپذیرتر شوند.
اصول مدیریت کیفیت جامع (TQM)
مدیریت کیفیت فراگیر با استفاده از استراتژی، داده و ارتباطات موثر میتواند قوانین کیفیتی خاصی را در فرهنگ و فرایندهای سازمان ایجاد کند. TQM به طور خاص، فرایندهایی را که سازمانها برای تولید محصولات خود استفاده میکنند، برجسته کرده و از آنها میخواهد که این فرایندها را تعریف، عملکرد خود را به طور مستمر کنترل و ارزیابی کنند و از این دادههای عملکردی، درجهت بهبود خود بهره بگیرند. علاوه براین، مدیریت کیفیت جامع، تمامی کارمندان و بخشهای سازمان را ملزم میسازد که بخشی از فرایند باشند.
در ادامه به هشت اصل مهم که TQM درجهت بهبود کیفیت استفاده میکند، پرداختهایم:
- تمرکز بر مشتری: این مشتری است که سطح کیفی محصولات و خدمات شما را تعیین میکند. ورودیهای مشتری از ارزش بسیار بالایی برخوردار است، زیرا به شما درک بهتری از نیازها و خواستههای آنها میدهد،
- مشارکت کارمندان: تمامی کارمندان باید در فرایندها و سیستمهای سازمان مشارکت داشته باشند و آموزشهای درستی را در زمینه تخصصی خود ببینند. سازمان موظف است منابع موردنیاز را در اختیار آنها قرار دهد تا وظایف خود را بهدرستی و به موقع انجام دهند،
- تمرکز روی فرایندها: فرایندها باید به طور مستمر تحلیل شده تا نقاط ضعف شناسایی شوند. هر کارمندی که در فرایندها حضور دارد، باید آموزش درست و مرتبط را دیده باشد و مطمئن باشد قدمهای درستی را در زمان مناسب برمیدارد،
- سیستمهای کسبوکاری یکپارچه: تمامی فرایندهای TQM، باید در یک فرایند کسبوکاری ادغام شوند. سیستمهای یکپارچه، دادههای کاربردی را در بخشهای مختلف انتقال میدهند و کاری میکنند که تمامی افراد سازمان هماهنگ باهم و در یک راستا کار کنند،
- رویکرد استراتژیک و سیستماتیک: برنامهریزی و مدیریت در استفاده از یک برنامه استراتژیک که کیفیت خوبی هم داشته باشد، از اصول پایه مدیریت کیفیت جامع است،
- تداوم پیشرفت: تمرکز بر بهبود مستمر کیفیت به سازمانها کمک میکند تا با بازارهای درحال تغییر سازگار شوند و مزیتهای رقابتی خوبی را پیدا کنند،
- تمرکز روی دادهها: دادهها باید جمعآوری، مستندسازی و تحلیل شوند تا دقت در تصمیمگیری بهبود پیدا کرده و بتوان براساس پیشینه قبلی، ترندها را پیشبینی کرد،
- ارتباطات: ایجاد ارتباط بین تیمها با استفاده از اطلاعات استراتژیک یا جداول زمانبندی برای بهبود نحوه انجام فعالیتها، امری ضروری است. علاوه بر این، ارتباط خوب بین اعضای تیمها با یکدیگر، انگیزه و روحیه کارمندان را نیز بهبود میبخشد.
فرایند پیادهسازی مدیریت کیفیت فراگیر
فرایند کلی پیادهسازی TQM دارای مراحل زیر است:
- سازمان فرهنگ فعلی و سیستمهای مدیریت کیفیت خود را ارزیابی کرده و ارزشهای اصلی را شناسایی میکند،
- مدیریت متعهد میشود که یک طرح جامع TQM را توسعه دهد،
- سازمان خواستههای مشتری را شناسایی کرده و آنها را اولویتبندی میکند،
- مدیریت، فرایندهای لازم را برای برطرف کردن نیازهای مشتری ترسیم میکند،
- مدیریت، تیمی را جهت نظارت بر فعالیتهایی که به منظور بهبود فرایندها در سازمان انجام میشود، ایجاد میکند،
- مدیریت با ارائه برنامهریزی و دورههای آموزشی، در این فرایند مشارکت میکند،
- مدیریت، فرایندی را برای استانداردسازی مدیریت روزانه فرایندها ایجاد میکند،
- مدیریت به طور مرتب از کارمندان خود میخواهد که به او بازخورد بدهند.
پیادهسازی مدیریت کیفیت فراگیر یک تعهد بلندمدت است و مدت زمان موردنیاز برای برنامهریزی، توسعه و اجرا براساس نوع سازمان متفاوت است.
مزایای مدیریت کیفیت جامع
در ادامه به معرفی مهمترین مزایای TQM میپردازیم:
- تولید محصولات بینقصتر: یکی از اهداف مدیریت کیفیت جامع، این است که وقتی محصولات و خدمات برای اولین بار عرضه میشوند، بینقص باشند. این بدان معنا است که در طول فرایند مدیریت کیفیت جامع، محصولات بدون نقصی به بازار عرضه میشود، فراخوان آنها کمتر شده، رفع نقص محصولات و به دنبال آن، مخارج کلی پشتیبانی از مشتری در آینده کاهش پیدا میکند.
- مشتریان راضی: محصولات با کیفیت بالا که بتوانند نیازهای مشتریان را برآورده کنند، باعث افزایش رضایت مشتری میشوند. رضایت بالای مشتریان میتواند باعث افزایش سهم بازار و رشد درآمد از طریق افزایش فروش و بازاریابی دهانبهدهان شود.
- هزینههای پایینتر: زمانی که محصولات بدون نقص تولید شوند یا حجم تولید محصولات ناقص کمتر شود، در هزینههای مربوط به پشتیبانی مشتری، فراخوانی و جایگزینی محصول، تعمیرات و اعمال اصلاحات لازم صرفهجویی میشود. به این ترتیب هزینهها کمتر شده و حاشیه سود بیشتری ایجاد میشود.
- تعریف درست ارزشهای فرهنگی سازمان: سازمانهایی که مدیریت کیفیت فراگیر را تمرین میکنند، ارزشهای اصلی و مهم را در مدیریت کیفیت و بهبود مستمر توسعه و پرورش میدهند. درواقع، ذهنیت TQM در تمامی جوانب یک سازمان، از استخدام تا فرایندهای داخلی و توسعه محصول نفوذ پیدا میکند.
معایب مدیریت کیفیت جامع
برخی از معایب TQM شامل موارد زیر است:
- برنامهریزی منابع: مدیریت کیفیت فراگیردر طول زمان به برنامهریزی و منابع زیادی نیاز دارد تا تغییرات به درستی اعمال شوند،
- تعهد در تمامی سطوح شرکت: بهبود مستمر در TQM به این معنی است که فرهنگ سازمانی باید بر بهبود فرایندها متمرکز باشد و تمامی سطوح مدیریتی از آن حمایت کنند،
- هزینههای اضافی: TQM ممکن است باعث شود هزینههایی مانند هزینههای آموزش، توسعه زیرساخت و تیمها افزایش پیدا کند،
- زمان: این موضوع را در نظر داشته باشید که ممکن است سالها طول بکشد تا یک سازمان به نتایج موردنظر خود برسد،
- نیاز به تلاش فراوان: به خاطر مجموعه کارها و تلاشهایی که برای اجرای مدیریت کیفیت جامع در سازمانها انجام میشود، اختصاص دادن فعالیت جزئی و کم در این حوزه ممکن است منجر به شکست شود.
مفهوم بهره وری چیست؟
بگذارید با ذکر چند مثال برای بهره وری درباره اینکه مفهوم بهره وری به چه معناست صحبت کنیم و سپس به سراغ تعاریف برویم. آمار نشان میدهد که در ایران برای به دست آوردن هزار دلار، باید ۲۰ بشکه نفت خام مصرف کرد. اما در ژاپن با مصرف یک بشکه نفت خام میتوان هزار دلار درآمد داشت. بنابراین اگر هر دو کشور منابع نفت خام مساوی در اختیار داشته باشند، ژاپن میتواند ۲۰ برابر درآمد بیشتر از این منابع به دست آورد. پس در مصرف نفت برای کسب درآمد، بهره وری ژاپن ۲۰ برابر بیشتر از ایران است. اکنون تاحدودی متوجه شدید که منظور از بهره وری چیست.
مانی که بتوانیم بدون افزایش هزینهها، میزان خروجی سازمان را بیشتر کنیم یا بدون تغییر میزان خروجی، هزینهها را کاهش دهیم، یعنی بهره وری سازمان ما رشد کرده است.
در ادامه سطوح مختلف بهره وری در سازمانها را توضیح میدهیم:
• خروجی زیاد + هزینههای بالا = بهرهوری متوسط
• خروجی کم + هزینه پایین = بهرهوری متوسط
• خروجی کم + هزینه بالا = بهره وری کم
• خروجی زیاد + هزینه کم = بهره وری بالا
دو فاکتور مهم در تعریف بهره وری
اثرگذاری (effectiveness) و کارایی (efficiency) دو بخش مهم از تعریف بهره وری در مدیریت هستند.
در ادامه به صورت ساده توضیح میدهیم که این دو مفهوم در تعریف بهره وری چیست.
1) اثرگذاری (effectiveness)
اثرگذاری را میتوان با کیفیت کار تعریف کرد. زمانی که کارها به شکل صحیح انجام شوند و سازمان را در مسیر رسیدن به اهداف قرار دهند، یعنی سازمان اثرگذاری مطلوبی داشته است. به عنوان مثال تصور کنید در یک کارخانه با خرید یک دستگاه جدید میتوان در یک دقیقه به جای صد محصول، پانصد محصول تولید کرد. پس خرید این دستگاه اثرگذاری سازمان را افزایش میدهد و یک کار درست است.
2) کارایی (efficiency)
کارایی در تعریف بهره وری درباره کمیت کارها صحبت میکند. کارایی بالا یعنی کار درست را با صرف کمترین میزان منابع انجام دهیم. البته این صرفه جویی در منابع و هزینهها باید به گونهای باشد که با اثرگذاری سازمان آسیبی نرساند. یعنی کیفیت کار نهایی را پایین نیاورد.
مفاهیم کارایی و اثرگذاری باهم پیوند خوردهاند و حتی گاهی تفکیک آنها در روند کاری سازمان، ممکن نیست. با توجه به مفهوم اثرگذاری و کارایی اکنون میتوانیم با یک فرمول ساده به سوال فرمول بهره وری چیست، پاسخ دهیم
کارایی × اثر گذاری = بهره وری
انواع شاخص های سنجش بهره وری چیست؟
روشهای مختلفی برای محاسبه میزان بهره وری در سازمان وجود دارد. در واقع، این روشها بهره وری را در قسمتهای مختلف سازمان بررسی میکنند.
در ادامه به انواع روشهای محاسبه این مفهوم در سازمان اشاره میکنیم:
1) بازگشت سرمایه: گاهی اوقات نرخ بازگشت سرمایه نشان میدهد بهرهوری کنونی سازمان روند نزولی داشته است، اما زمانی که این نرخ را در بلند مدت بررسی میکنیم، متوجه میشویم که بهره وری هم روند صعودی داشته.
2) بهره وری فرایندها: برای سنجش این مفهوم در فرایندها باید میزان کارایی و اثربخشی هر فرایند موجود در کسب و کار را بررسی کرد.
3) بهره وری در عملکرد: معمولا اکثر منابع و هزینههای سازمان برای عملکرد آن صرف میشود، به همین دلیل باید بهینه باشد تا بهره وری در سازمان افزایش پیدا کند.
4) بهره وری زیست محیطی: این شاخص تأثیری که یک واحد صنعتی روی محیط زیست دارد را بررسی میکند.
5) بهره وری انرژی: در این شاخص میزان انرژی که در فرایندهای یک کسب و کار صرف میشود، مورد بررسی قرار میگیرد. کاهش مصرف انرژی به معنی کاهش هزینه است و نتایجی چون افزایش بهره وری زیست محیطی را نیز به دنبال دارد.
6) بهره وری منابع انسانی: مدیران برای سنجش میزان بهره وری سازمانشان باید بسنجند که کارایی و اثربخشی کارکنان در طول یک روز کاری یا حتی یک ساعت، چقدر است. آنها همچنین باید عوامل اثرگذار روی این موضوع را بررسی کنند.
7) بهره وری مالی: این موضوع به همان تعریف عام اشاره دارد؛ مدیران باید بررسی کنند چه مقدار از درآمد شرکت برای هزینهها صرف میشود و نسبت هزینه به خروجی چقدر است.
هدف از بهره وری در سازمان چیست؟
افزایش بهره وری در سازمان سودهای بسیاری دارد. پروسه افزایش بهره وری بلند مدت است اما میتواند یک کسب و کار کوچک را به یک برند معتبر و بزرگ تبدیل کند. در ادامه بررسی کردهایم که هدف از افزایش بهره وری چیست.
- ایجاد شرایط کاری مساعد برای کارمندان و افزایش انگیزه آنها برای ارتقای اثرگذاری و کارایی.
- تولید محصولات یا ارائه خدمات با بالاترین کیفیت و مناسبترین قیمت تمام شده برای مشتریان و تبدیل آنها به مشترکان وفادار سازمان. درباره روش قیمت گذاری کالا بخوانید.
- افزایش سود و توسعه سازمان.
- موفقیت در رقابت بین برندهای موجود در بازار.
- اشتغال زایی.
عوامل موثر در بهره وری سازمانی چیست؟
عوامل موثر در بهره وری سازمانی هم میتوانند درونی باشند و هم بیرونی. برای مدیریت بهتر باید بدانید عوامل درونی و بیرونی موثر بر بهره وری چیست. ممکن است این عوامل برای سازمانهای مختلف متفاوت باشند. مثلا قیمت ارز برای سازمانی که صادرات یا واردات دارد، یک عامل بیرونی موثر در بهره وری به شمار میرود. اما همین موضوع روی بهره وری سازمانی که تمام فعالیتهایش (از تأمین مواد اولیه گرفته تا فروش) داخل کشور انجام میشود، تأثیر چندانی ندارد.
1) عوامل داخلی
- ابزار و تجهیزات تولید محصولات یا ارائه خدمات.
- میزان مهارت نیروی انسانی و تعهد آنها به سازمان.
- تکنولوژی موجود در سازمان.
- ارتباطات درون سازمانی و میزان هماهنگی کار تیمی در سازمان
- برنامه ریزی و مدیریت صحیح تمام فرایندها.
- نیروی انسانی.
2) عوامل بیرونی
- سیاست.
- تورم.
- فرهنگ.
- ارزشهای ملی.
- نیاز بازار.
- ارتباطات برون سازمانی.
البته عوامل موثر بر بهره وری به همین موارد محدود نیستند. ما در اینجا کلیترین فاکتورها را نام بردیم. برای اینکه متوجه شوید در سازمان شما عوامل موثر بر بهره وری چیست، تنها کافی است بررسی کنید چه چیزهایی روی اثرگذاری و کارایی سازمان شما تأثیر مثبت یا منفی دارند.
مراحل مدیریت بهره وری در سازمان چیست؟
مرحله بندی در کسب و کار مانند بازیهای کامپیوتری نیست! یعنی لزومی وجود ندارد که همه چیز طبق مراحل تعیین شده انجام شود. این مراحل صرفا برای ایجاد یک نقشه راه در ذهن شما دسته بندی شدهاند و نیازی نیست همیشه در همین چارچوب بمانید. فراموش نکنید که حتی در مدیریت بهره وری هم خلاقیت جواب میدهد!
پس با این دیدگاه، نقشه راه مدیریت بهره وری را به صورت گام به گام آموزش خواهیم داد.
گام اول) سنجش میزان بهره وری کنونی
شاید این مرحله سختترین بخش کار باشد. زیرا با استفاده از فاکتورهای سنجش و فرمولهای مخلتف باید بررسی کنید و بفهمید در حال حاضر وضعیت بهره وری کنونی سازمان چگونه است.هنگام سنجش، فراموش نکنید که بهره وری چیست. بسیاری از کارفرمایان هنگام سنجش بهره وری، مفهوم آن را با ارزیابی عملکرد در سازمان اشتباه میگیرند. تشخیص تفاوت بین بهره وری و عملکرد اهمیت بسیاری دارد. در واقع میتوان گفت عملکرد بخشی از بهره وری سازمان را تشکیل میدهد.
گام دوم) ارزیابی دادهها
در این مرحله باید دادهها را بررسی کنید تا متوجه شوید نقطه ضعفها و نقطه قوتهای بهره وری چیست. در این صورت میتوانید موانع را شناسایی و حل کنید. همچنین نقطه قوتها را ارتقا دهید تا بتوانید برنامهای مناسب برای افزایش بهره وری بچینید.
گام سوم) برنامه ریزی
با رعایت نکاتی که در ادامه بیان میکنیم، میتوانید بهترین برنامه را برای افزایش بهره وری سازمان بچینید.
- درباره بهره وری در سازمان خود فرهنگسازی کنید.
- بهتر است اهداف بهره وری را با اهداف شخصی نیروی انسانی خود پیوند دهید. در این صورت آنها به روند افزایش بهره وری علاقمند خواهند شد و برای آن تلاش خواهند کرد.
- ابتدا ساختارهای مورد نیاز برای افزایش بهره وری را ایجاد کنید و سپس به سراغ عملی کردن برنامههای خود بروید.
- حتما برنامهای که برای مدیریت بهره وری در سازمان چیدهاید را بازنگری کنید.
گام چهارم) مرحله اجرا و بهبود بهره وری
مرحله اجرای برنامه های بهبود، عملیاتی نمودن کلیه برنامه ها و اهداف بهبود می باشد، که این مرحله به اجرای برنامه هایی جهت بهبود بهره وری اختصاص دارد. به عبارت دیگر ابتدا سطوح بهره وری برای دوره بعدی تعیین می شود و سپس برنامه ریزی اجرای بهبود بهره وری و نیل به سطوح تعیین شده آغاز می گردد.